W specjalnym artykule dotyczącym podstaw zarządzania stanem magazynowym poznasz ważne pojęcia, które mogą się przydać.

Podstawy zarządzania stanem magazynowym w gabinecie dentystycznym

Istnieją świetne porady dotyczące zarządzania gabinetem, optymalizacji wydatków, a także zarządzania stanem materiałów, ale czy nadążają one za rzeczywistością? Oczywiście, każdy gabinet działa w oparciu o własne zasady działania, zakupy, czy też oczekiwania pacjentów. Celem Dentametr jest upewnić się, że nasi Klienci zarządzają swoimi gabinetami w najbardziej efektywny i opłacalny sposób. Z tego powodu stworzyliśmy specjalny artykuł na temat zarządzania zapasami materiałów w gabinecie dentystycznym. Mamy nadzieję, że nasze porady pomogą ci w ulepszeniu funkcjonowania Twojego gabinetu i ułatwią zarządzanie zapasami w Twoim gabinecie.  

Podstawy zarządzania stanem magazynowym

Wiele osób zastanawia się nad tym, jak zmaksymalizować wydajność zarządzania zapasami, aby to zrobić trzeba najpierw usprawnić pewne procesy w naszym gabinecie. Po pierwsze, należy pamiętać, że nie można przeszacować ilości potrzebnych nam materiałów i leków, które mają krótkie terminy przydatności do użycia. Jeżeli w naszym magazynie jest sporo takich materiałów to kontynuowanie praktyki zamawiania takiej ilości może mieć wpływ na wydatki w ciągu całego roku.  

W tym miejscu dochodzimy do kolejnej rzeczy, a mianowicie czasu jaki trzeba poświęcić na zarządzanie swoimi zapasami. Większość właścicieli gabinetów i ich menadżerów, wie że ich magazyny są dalekie od ideału, ponieważ przy normalnej pracy gabinetu nie ma możliwości poświęcenia czasu na uporządkowanie magazynu i według większości z nich nie przyniesie to im żadnego pożytku.  

Uważamy jednak, że odpowiednie zarządzanie i uporządkowanie magazynu jest warte poświęcenia czasu. Jeżeli tego nie zrobimy narażamy się na utratę sporej ilości pieniędzy, a przecież je można wykorzystać w inny sposób np. na zakup nowych sprzętów, zatrudnienie nowego personelu do pomocy czy też działania marketingowe. Należy pamiętać, że brak niektórych materiałów czy leków może skutecznie uniemożliwić lub utrudnić leczenie naszych pacjentów, dlatego ważne jest uporządkowanie magazynu.  

Zarządzanie magazynem w gabinecie – podstawowe pojęcia

Poniżej przedstawiamy podstawowe pojęcia z zakresu zarządzania magazynem, w celu uporządkowania wiedzy i zwrócenia uwagi na następujące kwestie:                          

• Okres przydatności do spożycia – jest to czas, jaki dany produkt spędza na półkach sklepowych – od momentu jego dostarczenia do momentu sprzedaży lub wyrzucenia. Okres przydatności do spożycia jest kluczowym elementem utrzymywania dobrego stanu zapasów, ale wiele gabinetów nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele produktów pozostaje na półkach każdego tygodnia, miesiąca i roku. Przyczynia się to, do ogromnych strat w postaci zmarnowanych produktów i kosztów. Czy chcesz się dowiedzieć, jaki jest naprawdę Twój okres przydatności do użycia? Oznacz każdy materiał i lek w swoim gabinecie – naklejką, metką lub markerem. Następnie, tydzień później, sprawdź, ile oznaczonych przedmiotów wciąż jest w gabinecie. Jeżeli jest ich niewiele – być może trzeba zwiększyć ilość zamawianych produktów przy następnym zamówieniu. Po upływie 30 i 90 dni ponownie sprawdź swoje produkty. Większość produktów, które zostały oznaczone, powinna zniknąć przed upływem 90 dni – jeśli tak się nie dzieje, być może nadszedł czas, aby ponownie ocenić ich zużycie.
• Koszt utopiony – odnosi się on do wydatków, których nie można odzyskać. Kosztem utopionym jest wszystko, co zostało zakupione na zapas (chyba że zostanie zwrócone dystrybutorowi lub producentowi) – w tym wszystko, co utraciło ważność, zaginęło lub zostało zmarnowane. Do powstania i pogłębienia problemu przyczynia się zamawianie zbyt wiele takich samych produktów, których później nie zużywamy.  
• Rotacja – jest to tempo, w jakim dany materiał jest zużywany w gabinecie – innymi słowy, jak często trzeba go zamawiać. Dowiedz się ile musisz zamówić materiałów, aby starczyło Ci na 90 dni. Jeśli Twoje normalne zapasy nie wystarczą na tak długo, rozważ zwiększenie ilości zamawianych jednorazowo, aby uniknąć problemów z niedoborem – zwłaszcza w przypadku artykułów potrzebnych do leczenia pacjentów.  
• Zasada 80/20 – zakłada ona, że 20% Twoich klientów generuje 80% Twojej sprzedaży. Jest to zaskakujące, gdy słyszy się to po raz pierwszy, ale prawie każda sprzedaż – funkcjonuje w ten sposób. Oznacza to, że jeśli masz wysoki stopień powielania usług, jak powyżej, obsługując tylko kilku rzadkich klientów, możesz nie działać w najlepszym interesie fiskalnym swojego gabinetu. Ponadto, inwestując w nowe usługi leczenia, należy sprawdzać, czy się one sprzedają, zwłaszcza w przypadku 20% klientów – tych, którzy wracają do nas regularnie. Upewnij się, że obsługujesz kluczową grupę pacjentów i dowiedz się czego potrzebują – być może są jeszcze jakieś usługi, których nie oferujesz.  

Podstawy zarządzaniem stanem magazynowym – podsumowanie

Odpowiednie zarządzanie magazynem w gabinecie może wydawać się przytłaczające, ale za pomocą kliku procedur i czynników, o których należy pamiętać można skutecznie nim zarządzać i zapobiec pojawianiu się różnych problemów w przyszłości. Należy pamiętać, że zużycie zapasów albo ich nadmiar nie wpływa na koszty pracy. Powoduje to, że jednym z najprostszych sposobów na zwiększenie dochodowości gabinetu jest zmniejszenie strat związanych z niewłaściwym zarządzaniem stanem zapasów.  

‍