Z naszego artykułu dowiesz się, w czym może pomóc Ci odpowiednie zarządzanie magazynem materiałów w Twoim gabinecie.
Jak prawidłowo zarządzać swoim magazynem materiałów?
Zamawianie materiałów jest sporym wydatkiem dla gabinetów, dlatego ważne jest, żeby zarządzaniem stanem magazynowym materiałów było dobrze zorganizowane. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której w procesie leczenia zabraknie ważnego leku albo wypełnienia.
Niezależnie od tego, czy w danym gabinecie jest dedykowana osoba do zarządzania stanem magazynowym czy też wiele osób zajmuje się zarządzaniem magazynem to konieczne jest wdrożenie odpowiedniej procedury dla całego gabinetu.
Z naszego artykułu dowiesz się, w czym może pomóc Ci odpowiednie zarządzanie magazynem materiałów w Twoim gabinecie i na co należy zwrócić uwagę, by ten proces był skuteczny. Zapraszamy do przeczytania artykułu.
Przekonanie pracowników do stosowania procedury
Najtrudniejszym aspektem wprowadzenia procedury jest przekonanie personelu gabinetu oraz współpracowników do przestrzegania ustanowionej procedury. Wielokrotnie słyszeliśmy od współpracujących z nami gabinetów, że niestety niektórzy członkowie ich zespołów np. nie rejestrowali braku danego leku czy też materiału, a następnie został on pominięty w składnym zamówieniu. Naraziło to gabinet na brak potrzebnego materiału oraz wywołało to frustrację pracowników.
Oczywiście każdy gabinet ma własną metodę śledzenia stanów magazynowych – np. przez oprogramowanie do zarządzania gabinetem, czy też listy papierowe, zależy to od upodobań zespołu. Jednak najważniejszym czynnikiem, aby dany system zadziałał jest jego przestrzeganie.
Gdy dokonamy wyboru systemu – nie powinniśmy go zmieniać, ponieważ częste zmiany mogą doprowadzić do niepotrzebnego zamieszania bądź błędów. Po jego wyborze powinniśmy upewnić się, że wszyscy pracownicy są świadomi działania tego systemu. Przede wszystkim każdy z pracowników powinien wiedzieć jak oznaczyć materiały, które zostały zużyte lub, które są na wyczerpaniu.
Procedura – rutynowe działania to podstawa
Przestrzeganie rutyny zarządzania inwentarzem gabinetu może przynieść nam spore korzyści. Po pierwsze, pomoże nam w utrzymaniu odpowiedniego poziomu zapasów, co pozwoli na wyeliminowanie sytuacji, w których zabraknie nam potrzebnego materiału czy leku. Po drugie, konsekwentne śledzenie stanu magazynowe może pozwolić na bardziej przemyślane zakupy materiałów poprzez śledzenie określonych trendów czy też szybkości zużycia określonych materiałów. Analiza tych trendów może pomóc w optymalizacji kosztów w przyszłości.
Wskazówki pomocne przy zarządzaniu zapasami
Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które mogą pomóc przy utrzymaniu rutyny monitorowania zapasów materiałów w Twoim gabinecie.
- Prowadzisz rejestr materiałów w formie papierowej i później nie możesz go znaleźć? Rozważ przejście na formę elektroniczną. Załóż plik np. w MS Excel, co pomoże Ci w zarządzaniu materiałami bez martwienia się o zgubienie kartki z zapiskami.
- Czy w Twoim magazynie znajdują się artykuły, które często tracą ważność, zanim zostaną wykorzystane? Zanotuj ich nazwy i rozważ zmniejszenie ilości zamawianych artykułów lub zmianę harmonogramu zamówień.
- Co możesz zrobić jak Twoi współpracownicy nie przestrzegają ustalonej procedury zarządzania stanem magazynowym? Rozważ umieszczenie jaskrawych kolorowych karteczek w pobliżu miejsca przechowywania lub dziennika, aby przyciągnąć ich uwagę – nie bój się kreatywnego podejścia do tematu, zaoszczędzi to całej klinice wielu dni frustracji i pomoże wygenerować dodatkowe oszczędności.
- Za zamawianie materiałów odpowiada jedna osoba, ale reszta pracowników się tym nie zajmuje, co czasem bywa problematyczne. Co mogę zrobić w takiej sytuacji? Nawet jeśli za zamawianie odpowiada jedna osoba, upewnij się, że wszyscy inni rozumieją, jak działa ten proces, aby nie było żadnych problemów. Może warto spisać określoną instrukcję i rozdać ją innym pracownikom.
Zarządzanie materiałami w gabinecie dentystycznym – podsumowanie
Teraz już wiesz, że najważniejsze jest, aby cały zespół przestrzegał określonych procedur zarządzania stanem magazynowym, tylko wtedy będziesz mieć pewność, że niczego nie zabraknie. Pozwoli to także na optymalizację kosztów zakupów materiałów w Twoim gabinecie.
Leave a Reply